Board Assistant για το Trello

Μαζικές ενέργειες: εφαρμόζει την επιλεγμένη ενέργεια σε πολλές κάρτες ή λίστες ταυτόχρονα.

Η λειτουργία σάς επιτρέπει να επιλέξετε πολλές κάρτες ή ολόκληρες λίστες και να εφαρμόσετε μία ενέργεια σε αυτές. Μπορείτε να βρείτε τις κάρτες που χρειάζεστε με αναζήτηση και φίλτρα και να τις επιλέξετε στην προβολή Kanban ή στον πίνακα.

Για τις κάρτες διατίθενται ξεχωριστές ενέργειες για την αλλαγή ημερομηνιών, τίτλου, περιγραφής, προσαρμοσμένων πεδίων, ετικετών, μελών, κατάστασης ολοκλήρωσης, παρακολούθησης και λιστών ελέγχου, καθώς και για την προσθήκη σχολίων. Μπορείτε επίσης να μετακινείτε, να αντιγράφετε, να αρχειοθετείτε, να επαναφέρετε ή να διαγράφετε κάρτες.

Για τις λίστες διατίθενται μετονομασία, μετακίνηση, αναδιάταξη, αρχειοθέτηση, επαναφορά και διαγραφή, καθώς και ενέργειες στις κάρτες που περιέχουν. Πριν από μη αναστρέψιμες ενέργειες, το Board Assistant ζητά επιβεβαίωση και, μετά την ολοκλήρωσή τους, εμφανίζει το αποτέλεσμα.

Αυτόματη ταξινόμηση: ταξινομεί τις κάρτες στον πίνακα ή σε συγκεκριμένες λίστες σύμφωνα με τους επιλεγμένους κανόνες.

Το Board Assistant μπορεί να ταξινομεί αυτόματα τις κάρτες σύμφωνα με το επιλεγμένο κριτήριο.

Για παράδειγμα, μπορείτε να ταξινομείτε τις κάρτες κατά ημερομηνία δημιουργίας, ημερομηνία λήξης, προκαθορισμένη σειρά ετικετών ή τιμή προσαρμοσμένου πεδίου.

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα για ολόκληρο τον πίνακα ή να ρυθμίσετε διαφορετικούς κανόνες για επιμέρους λίστες.

Αυτόματα σχόλια: καταγράφει στα σχόλια τι άλλαξε στην κάρτα.

Το Board Assistant καταγράφει αυτόματα στα σχόλια τι άλλαξε στην κάρτα. Για παράδειγμα: ποιος άλλαξε την ημερομηνία λήξης, τον τίτλο, την περιγραφή, μια ετικέτα ή την τιμή ενός προσαρμοσμένου πεδίου.

Το σχόλιο προστίθεται στο όνομα του μέλους που έκανε την αλλαγή. Εμφανίζει την προηγούμενη τιμή και τη νέα τιμή. Μπορείτε να προσαρμόσετε το κείμενο αυτών των σχολίων.

Διαχείριση μελών: προσθέτει ή αφαιρεί μέλη όταν μια κάρτα μετακινείται μεταξύ λιστών.

Όταν μια κάρτα μετακινείται σε άλλη λίστα, το Board Assistant μπορεί να αλλάξει αυτόματα τα μέλη της.

Για παράδειγμα, στη λίστα «Σε εξέλιξη» μπορείτε να προσθέτετε αυτόματα τον υπεύθυνο, ενώ στη λίστα «Ολοκληρώθηκε» μπορείτε να αφαιρείτε όλα τα μέλη από την κάρτα.

Μπορείτε να ρυθμίσετε κανόνες για τις λίστες και να ορίσετε εξαίρεση για μια συγκεκριμένη κάρτα απευθείας μέσα από αυτήν.

Διαχείριση ετικετών: ανοίγει από την κάρτα ένα ξεχωριστό παράθυρο όπου μπορείτε να προσθέτετε και να αφαιρείτε ετικέτες, να τις αναζητάτε, να τις ομαδοποιείτε, να τις ταξινομείτε και να τις επεξεργάζεστε.

Έχει βελτιστοποιηθεί για τη διαχείριση μεγάλου αριθμού ετικετών. Το Board Assistant προσθέτει στην κάρτα Trello το κουμπί «Ετικέτες BA». Όταν το πατήσετε, ανοίγει ένα ξεχωριστό παράθυρο με τις ετικέτες του πίνακα. Εκεί μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες στην κάρτα ή να τις αφαιρέσετε από αυτήν.

Στο ίδιο παράθυρο μπορείτε να αναζητήσετε ετικέτες, να δημιουργήσετε μια νέα ετικέτα, να επεξεργαστείτε υπάρχουσες ετικέτες, να επιλέξετε τον αριθμό των ετικετών ανά σειρά και να ρυθμίσετε την ταξινόμησή τους. Μπορείτε να ταξινομείτε τις ετικέτες κατά χρώμα, αλφαβητικά, κατά συχνότητα χρήσης, ημερομηνία προσθήκης ή προσαρμοσμένη σειρά.

Μπορείτε να οργανώνετε τις ετικέτες σε ομάδες. Για κάθε ομάδα μπορείτε να ορίσετε ξεχωριστή ταξινόμηση. Αν μια ομάδα έχει τη δική της ταξινόμηση, αυτή υπερισχύει της γενικής ταξινόμησης.

Αντιγραφή πεδίων: μεταφέρει λίστες, ετικέτες και προσαρμοσμένα πεδία από έναν πίνακα σε άλλον.

Αυτή η λειτουργία σάς βοηθά να ρυθμίσετε έναν νέο πίνακα με βάση έναν ήδη διαμορφωμένο πίνακα.

Μπορείτε να επιλέξετε λίστες, ετικέτες ή προσαρμοσμένα πεδία σε έναν πίνακα και να τα αντιγράψετε σε άλλον. Μετά την αντιγραφή, δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε ξανά τα ίδια πεδία και τις ίδιες ρυθμίσεις με μη αυτόματο τρόπο.

Προστασία πεδίων: ελέγξτε ποιος μπορεί να αλλάζει σημαντικά δεδομένα στις κάρτες.

Ρυθμίστε κανόνες για ολόκληρο τον πίνακα ή για συγκεκριμένες λίστες και ορίστε ποιος επιτρέπεται να αλλάζει πεδία και να εκτελεί συγκεκριμένες ενέργειες στις κάρτες.

Αν ένας χρήστης χωρίς άδεια κάνει μια αλλαγή, το Board Assistant επαναφέρει αυτόματα την προηγούμενη τιμή και προσθέτει στην κάρτα ένα σχόλιο με τις λεπτομέρειες της απόπειρας.

Αναλυτικό αρχείο δραστηριότητας: εμφανίζει λεπτομερές ιστορικό αλλαγών — ποιος άλλαξε τι και πότε.

Συγκεντρώνει τις αλλαγές από τους πίνακές σας σε μία ροή. Στο αρχείο μπορείτε να δείτε ποιος άλλαξε τι στις κάρτες και πότε.

Μπορείτε να φιλτράρετε το ιστορικό κατά ημερομηνία, μέλος ή τύπο ενέργειας: δημιουργία κάρτας, μετακίνηση, διαγραφή, σχόλιο, αλλαγή πεδίου και άλλα.

Από το αρχείο μπορείτε να ανοίξετε την αντίστοιχη κάρτα στο Trello ή να κατεβάσετε το ιστορικό αλλαγών στον υπολογιστή σας σε μορφή CSV.

Διαχειριστές πινάκων: εμφανίζει ρόλους και διαχειριστές και προειδοποιεί για πίνακες που έχουν μόνο έναν διαχειριστή.

Αυτή η ενότητα εμφανίζει όλους τους πίνακές σας στο Trello σε έναν πίνακα. Για κάθε πίνακα μπορείτε να δείτε τον ρόλο σας, τους διαχειριστές, τα μέλη και τους παρατηρητές.

Το Board Assistant ελέγχει επίσης αν ένας πίνακας έχει μόνο έναν διαχειριστή. Αν ναι, εμφανίζει μια προειδοποίηση.

Έτσι αποφεύγονται περιπτώσεις στις οποίες η ομάδα μπορεί να χάσει την πρόσβαση στον πίνακα, για παράδειγμα αν ο μοναδικός διαχειριστής αποχωρήσει από τον χώρο εργασίας ή διαγράψει τον λογαριασμό του.